京都ジョブパーク個人情報管理規程

京都ジョブパークにおける個人情報の適正な管理を図り、京都ジョブパークに対する府民等の信頼確保及び業務運営の公平かつ公正な遂行の確保に資することを目的として、京都ジョブパーク個人情報管理規程を次のように定める。
(趣旨)
第1条この規定は、京都ジョブパーク(以下「本所」という。)における個人情報の取扱いについて遵守すべき事項を定めるものとする。
(定義)
第2条本規定で用いる主な用語の定義は、次による。
  1. 個人情報
    個人に関する情報であって、当該情報に含まれる氏名、生年月日その他記述などによって特定の個人を識別できるもの(他の情報と容易に照合することができ、それによって特定の個人を識別することができるものを含む。)。
  2. 本人
    個人情報によって識別される特定の求職者
  3. JPシステム
    京都ジョブパーク求職者・企業情報システム
  4. 本所
    京都ジョブパークの以下のコーナー等
    総合受付
    就業サポートセンター(若手人材担当、中核人材担当、熟練人材担当、京都わかものハローワーク)
    学生就職センター(インターンシップ担当、大学生担当、留学生担当、新卒応援ハローワーク)
    はあとふるコーナー(はあとふるジョブカフェ)
    UIJターンコーナー
    マザーズジョブカフェ
    農林水産業コーナー(農林水産業ジョブカフェ)
    福祉人材コーナー(福祉人材カフェ)
    自立就労支援コーナー(京都自立就労サポートセンター)
    生活相談コーナー
    労働相談コーナー(京都中小企業労働相談所)
    京都JPカレッジコーナー
    ハローワークコーナー
    スキルアップ相談窓口
    中小企業人財確保センター
    京都ものづくり企業人財確保プロジェクトオフィス
    京都障害者雇用企業サポートセンター
    京都府無料職業紹介コーナー
    北京都ジョブパーク
    新卒離職者再チャレンジコーナー
    京都観光関連産業正規雇用拡大支援プロジェクトオフィス
  5. 従事者
    京都府職員、ハローワーク職員、京都ジョブパーク各事業等の受託者及び運営団体等が配置した者であって、予め本所センター長あて従事者として届け出を行った者
(個人情報取扱者)
第3条本所において、個人情報を取り扱う者の範囲は本所の従事者とする。
本所センター長は、本所全体の個人情報取扱いに係る責任者(以下の3 に該当するものを除く。)として、個人情報取扱総責任者を指定する。
本所各コーナー等の長は、個人情報取扱いに係る責任者として、個人情報取扱責任者を指定するとともに、本所センター長に通知する。
個人情報取扱責任者はそれぞれのコーナー等の従事者が本規程その他個人情報に関する規程を常に遵守していることについて確認を行うよう努めなければならない。
(個人情報取扱についての研修等)
第4条個人情報取扱総責任者は、個人情報を取り扱う本所の従事者を対象とした個人情報取扱いに関する研修を、各コーナー等の個人情報取扱責任者と連携して、全体又はコーナー等を単位として、年1回以上開催しなければならない。
個人情報取扱総責任者は、本所全体の個人情報取扱に関する適正管理、教育・指導等の促進のために、個人情報取扱責任者等を招集した会議を年1回以上実施しなければならない。
従事者を雇用する受託者等は、自らの責任において研修等を行うことにより、従事者が常に本規程を遵守するよう努めなければならない。
(取扱いの制限)
第5条本所は、個人情報を収集、管理又は利用(以下「収集等」という。)するときは、本所の業務の目的の達成に必要な範囲内で行うものとし、別に定める様式により、個人情報の種類、利用目的、利用・提供方法等を定める「個人情報取扱業務概要説明書」を作成し、これを閲覧に供しなければならない。
前項の規定にかかわらず、次の各号のいずれかに該当する場合には、本所センター長の承認を得た上で予め本人の同意を得ないで個人情報を取り扱うことができるものとする。
  1. 法令に基づく場合
  2. 人の生命、身体又は財産の保護のため必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難である場合
  3. 本所の業務の運営に特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難である場合
  4. 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより、当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合
本所は、前項の規定に該当して利用目的の範囲を超えて個人情報を取り扱う場合には、その取り扱う範囲を真に必要な範囲に限定するものとする。
(個人情報の収集・管理等)
第6条 従事者が収集等できる個人情報は第5条第1項に規定する「個人情報取扱業務概要説明書」に記載された情報とする。
また、収集等する個人情報については、本人から直接、又は本人の同意の下で本人以外の者から収集するものとする。
従事者は、収集した個人情報に基づき、本人の基本台帳を作成し、JPシステムに登録する。なお、個人情報が記載された申込用紙等の原本については受理したコーナー等で保管することとし、コーナー等の個人情報取扱責任者が厳重に管理する。
従事者は、本人へのカウンセリング、訪問等の支援情報をJPシステムの該当者の基本台帳に登録する。
個人情報取扱総責任者は、JPシステムに登録された求職者及び企業の基本台帳及び支援情報を適正に保管・管理しなければならない。
収集した個人情報の保存期間は以下のとおりとし、当該期間を経過した個人情報は速やかに溶解又は焼却により破棄しなければならない。
  1. 申込用紙等直接本人が作成したもの
    提出日の翌日が属する日の翌年度末
  2. 基本台帳等従事者が作成した電子データ
    最終更新日から1年間
(収集情報の共有)
第7条第6条で収集した個人情報(支援情報を含む。)については、本人の同意を得た範囲内で本所内において共有及び利用する。
(収集情報の開示・訂正)
第8条本所センター長は、個人の情報に関して、当該情報に係る本人から情報の開示請求があった場合は、その請求に基づき客観的事実に基づく情報の開示を遅滞なく行うものとする。さらに、これに基づき訂正(削除を含む。以下同じ。)の請求があったときは、当該請求が客観的事実に合致するときは、遅滞なく訂正しなければならない。
(求職者等への周知)
第9条第6条、第7条及び第8条に係る取扱いについて、個人情報取扱総責任者及び個人情報取扱責任者は連携して求職者等への周知に努めなければならない。
(苦情処理)
第10条求職者等の個人情報に関して、当該情報に係る本人からの苦情の申出があった場合、苦情処理担当者は誠意を持って適切な処理をしなければならない。
なお、個人情報の取扱いに係る苦情処理担当者は、個人情報取扱総責任者及び個人情報取扱責任者とする。
(処分等)
第11条従事者が本規程に違反した場合、あるいは、本所利用者の個人情報を漏洩した場合については、京都府と従事者を雇用する事業者が相談した上で厳正な処分を行うことがあり得る。
(雑則)
第12条 この規程に定めるもののほか個人情報の適正管理に関し必要な事項は本所センター長が定める。
附則
この規程は、平成24年4月2日から施行する。
附則
この規程は、平成26年7月15日から施行する。
附則
この規程は、平成27年10月1日から施行する。
附則
この規程は、平成28年4月1日から施行する。
附則
この規程は、平成30年9月3日から施行する。
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